Offenlegung des Jahresabschlusses - ein Überblick

Grundsätzlich sind Jahresabschlüsse von Kapitalgesellschaften, verdeckten Kapitalgesellschaften, Zweigniederlassungen ausländischer Kapitalgesellschaften und bestimmten Genossenschaften binnen 9 Monaten ab dem Bilanzstichtag beim Firmenbuch elektronisch einzureichen und offenzulegen. Diese Frist wurde für Bilanzstichtage bis zum 31.12.2020 auf 12 Monate verlängert.

• Umfang der offenzulegenden Unterlagen

Die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften sind verpflichtet, den Jahresabschluss und den Lagebericht nach seiner Behandlung in der Haupt- bzw Generalversammlung, jedoch spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag, samt Bestätigungsvermerk beim zuständigen Firmenbuchgericht einzureichen. Die gleiche Frist gilt auch für den Bericht des Aufsichtsrats sowie den Ergebnisverwendungsbeschluss. Alle Unterlagen sind grundsätzlich elektronisch zu übermitteln, ausgenommen Kapitalgesellschaften mit Umsatzerlösen bis € 70.000.

Übersicht der Größenklassen: Die Rechtsfolgen treten ein, wenn jeweils zwei der drei Merkmale in den zwei vorangegangenen Geschäftsjahren über- bzw unterschritten worden sind.

Übersicht der offenzulegenden Unterlagen:

*) Verkürzte Darstellung möglich

**) nur bei gesetzlichen Pflichtprüfungen (Kleine GmbH mit AR-Pflicht)

***) im Falle einer Kleinst-AG

• Fristverlängerungen aufgrund der COVID-19-Sonderregelungen:

Die vorübergehenden Sonderregelungen für Jahresabschlüsse und deren Offenlegung betreffen Bilanzstichtage bis zum 31.12.2020. Folgende Sonderreglungen kommen zur Anwendung:

-     Die Aufstellung des Jahresabschlusses zum 31.12.2020 kann daher – theoretisch nur bei coronabedingter Verhinderung, de facto wohl generell – sanktionslos bis zum 30.9.2021 (statt bis 30.5.2021) erfolgen.

-     Die Feststellung des Jahresabschlusses zum 31.12.2020 und andere jährlich zu fassende Beschlüsse (zB Entlastung, Gewinnverwendung) können fristenwahrend bis 31.12.2021 (statt bis 31.8.2021) erfolgen.

-     Die Einreichung des Jahresabschlusses zum 31.12.2020 samt anderer offenzulegender Unterlagen beim Firmenbuch ist bis 31.12.2021 (statt bis 30.9.2021) sanktionslos möglich.

Damit können Jahresabschlüsse bis zum Regelbilanzstichtag 31.12.2020 noch von der coronabedingten Sonderfristverlängerungen bis spätestens 31.12.2021 profitieren. Abweichende Wirtschaftsjahre 2020/21 bzw Jahresabschlüsse mit einem Stichtag nach dem 31.12.2020 müssen wieder die reguläre Offenlegungsfrist von neun Monaten beachten.

• Regelungen für Konzernabschlüsse

-     Im Falle eines verpflichtend aufzustellenden Konzernabschlusses sind Bilanz, GuV, Konzernanhang und Konzernlagebericht bzw zusätzlich das Cash-Flow-Statement und der Eigenkapitalspiegel dem Firmenbuch zu übermitteln. Die Konzernabschlüsse sind immer im vollen Umfang offenzulegen, es gibt keine größenabhängigen Erleichterungen.

-     Ist eine Kapitalgesellschaft ein Tochterunternehmen, das in einen ausländischen Konzernabschluss mit befreiender Wirkung einbezogen wird, kann der befreiende Konzernabschluss und der Konzernlagebericht des übergeordneten Mutterunternehmens entweder in deutscher Sprache oder in einer in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache beim Firmenbuchgericht offengelegt werden.  

-     Die Vertreter einer Zweigniederlassung einer ausländischen Kapitalgesellschaft müssen die Unterlagen der Hauptniederlassung, welche nach dem für sie maßgeblichen lokalen Recht erstellt, geprüft und offengelegt wurden, in deutscher Sprache offenlegen.

• Sanktionen bei verspäteter Offenlegung

Bei nicht fristgerechter Einreichung droht eine automatische Zwangsstrafe von mindestens € 700 pro Geschäftsführer (Vorstand) und Gesellschaft. Wird trotz Verhängung einer Strafe der Jahresabschluss nicht offengelegt, so folgen alle zwei Monate automatisch weitere Zwangsstrafen, bis der Jahresabschluss beim Firmenbuch hinterlegt ist.

Bei mittelgroßen Kapitalgesellschaften erhöht sich die Zwangsstrafe im ordentlichen Verfahren auf das Dreifache, also mindestens € 2.100 pro Organ und Gesellschaft. Bei großen Kapitalgesellschaften sogar auf das Sechsfache, also mindestens € 4.200 pro Organ und Gesellschaft. Bei Kleinstkapitalgesellschaften halbiert sich der Strafrahmen und beträgt € 350.

Hinweis: für die Fristeinhaltung ist das Einlangen(!) bei Gericht relevant. Da es erfahrungsgemäß bei der elektronischen Einreichung durchaus zu Verzögerungen wegen Überlastung der Server kommen kann, empfiehlt sich, unbedingt einen Zeitpuffer einzuplanen.